Untervermietung und Flächenreduktion: Was tun, wenn das Büro zu groß geworden ist?

Leere Schreibtische an vier von fünf Tagen, Besprechungsräume, die kaum gebucht werden, und eine Miete, die trotzdem jeden Monat in voller Höhe fällig wird: Viele Unternehmen stellen fest, dass ihr Büro nicht mehr zur tatsächlichen Nutzung passt. Ein Gewerbemietvertrag lässt sich aber selten kurzfristig beenden. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie zuerst klären, ob Ihr Büro wirklich zu groß ist, welche Möglichkeiten Sie zur Flächenreduktion haben und worauf Sie bei der Untervermietung einer Bürofläche rechtlich und praktisch achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Bevor Sie Fläche abgeben, sollten Sie die tatsächliche Auslastung über mehrere Wochen messen. Entscheidend sind die Spitzentage, nicht der Durchschnitt.

• Ein befristeter Gewerbemietvertrag kann in der Regel nicht vorzeitig ordentlich gekündigt werden. Flächenreduktion gelingt daher meist über Untervermietung, Teilflächenrückgabe, Aufhebungsvertrag oder einen Umzug zum Vertragsende.

• Für die Untervermietung brauchen Sie die Erlaubnis des Vermieters. Verweigert er sie, steht Ihnen unter Umständen ein Sonderkündigungsrecht zu.

• Als Hauptmieter bleiben Sie gegenüber Ihrem Vermieter für Miete und Zustand der Fläche verantwortlich, auch für den untervermieteten Teil.

• Weniger Fläche funktioniert nur, wenn die verbleibende Fläche besser genutzt wird. Flächenreduktion ist deshalb immer auch eine Frage der Bürokonzeption.

Ist Ihr Büro wirklich zu groß? Die Bestandsaufnahme

Hybrides Arbeiten ist in vielen Unternehmen zum Normalfall geworden. Laut ifo Institut arbeitete Anfang 2026 rund ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise im Homeoffice, in Beratung, IT und anderen büronahen Branchen deutlich mehr. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass Sie weniger Fläche brauchen. Oft werden weniger feste Arbeitsplätze benötigt, dafür mehr Besprechungsräume, Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten und Flächen für Teamarbeit.

Eine belastbare Entscheidung braucht deshalb Daten statt Bauchgefühl. Prüfen Sie über mindestens vier bis sechs Wochen:

• Belegung der Arbeitsplätze: Wie viele Plätze sind an welchem Wochentag tatsächlich besetzt? Gibt es feste Teamtage, an denen es eng wird?

• Nutzung der Besprechungsräume: Sind sie ausgebucht, obwohl gleichzeitig Arbeitsplätze leer stehen? Dann fehlt eher die richtige Raumart als Fläche.

• Ungenutzte Bereiche: Gibt es Einzelbüros, Archive, Lagerflächen oder ganze Zonen, die kaum betreten werden?

• Planung der nächsten Jahre: Wächst Ihr Team, bleibt es stabil oder schrumpft es? Wie verbindlich sind Ihre Regeln zur Anwesenheit?

Wichtig ist, mit den Spitzen zu planen, nicht mit dem Durchschnitt. Wenn an zwei Tagen pro Woche fast alle Mitarbeitenden im Büro sind, muss die Fläche an diesen Tagen funktionieren. Wie Sie Ihren Bedarf systematisch ermitteln, zeigt unser Leitfaden Flächenbedarf berechnen.

Weniger Fläche, bessere Fläche

Ein kleineres Büro ist nur dann ein besseres Büro, wenn es die Arbeitsweise Ihres Unternehmens besser unterstützt. Wird lediglich Fläche gestrichen, ohne die verbleibenden Räume neu zu ordnen, entstehen Engpässe bei Besprechungsräumen und Rückzugsorten. Mitarbeitende kommen dann seltener ins Büro, die Auslastung sinkt weiter, und die nächste Reduktion scheint gerechtfertigt.

Bevor Sie Fläche abgeben, lohnt sich deshalb der Blick auf den Flächenmix: weniger feste Arbeitsplätze, dafür Desk-Sharing mit Buchungssystem, mehr kleine Besprechungs- und Telefonräume, klar getrennte Zonen für Kommunikation und konzentrierte Arbeit sowie gute Technik für hybride Meetings. Häufig zeigt sich dabei, dass eine zusammenhängende Teilfläche frei wird, die sich abgeben oder untervermieten lässt.

Den Mietvertrag prüfen: Welche Spielräume haben Sie?

Im Gewerbemietrecht entscheidet der Vertrag darüber, wie flexibel Sie reagieren können. Ein befristeter Gewerbemietvertrag kann während der Festlaufzeit in der Regel nicht ordentlich gekündigt werden. Prüfen Sie deshalb frühzeitig diese Punkte:

• Laufzeit und Optionen: Wann endet die Festlaufzeit? Bis wann müssen Sie eine Verlängerungsoption ausüben, und verlängert sich der Vertrag automatisch, wenn Sie nicht widersprechen?

• Sonderkündigungsrechte: Manche Verträge enthalten ein Recht zur vorzeitigen Kündigung, zum Beispiel nach fünf Jahren eines Zehnjahresvertrags, oft gegen eine Ausgleichszahlung.

• Untervermietungsklausel: Ist die Untervermietung erlaubt, an Bedingungen geknüpft oder ausgeschlossen? Ist ein Sonderkündigungsrecht bei Verweigerung ausgeschlossen?

• Flächenrückgabe und Nachmieter: Gibt es eine Option zur Rückgabe von Teilflächen oder eine Nachmieterklausel?

• Rückbau: Welche Pflichten haben Sie bei Rückgabe der Fläche? Rückbaukosten fließen in jede Entscheidung über Auszug oder Teilrückgabe ein.

Weitere Hinweise zu den Inhalten eines Gewerbemietvertrags finden Sie in unserem Beitrag Gewerbemietvertrag: Worauf Mieter und Vermieter achten sollten.

Sechs Wege, die Bürofläche zu reduzieren

1. Flächenmix im Bestand anpassen

Wenn der Mietvertrag noch lange läuft und keine Untervermietung infrage kommt, ist die Neuordnung der eigenen Fläche der erste Schritt. Die Mietkosten sinken dadurch nicht, aber Sie schaffen Platz für Wachstum und vermeiden eine zusätzliche Anmietung. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Teilfläche Sie bei Bedarf abgeben könnten.

2. Teilflächen untervermieten

Die Untervermietung ist oft der schnellste Weg, die Kosten zu senken, ohne den Standort aufzugeben. Die Hauptmiete läuft weiter, ein Teil wird aber durch Untermieteinnahmen gedeckt. Gleichzeitig behalten Sie die Möglichkeit, die Fläche später wieder selbst zu nutzen, wenn der Untermietvertrag entsprechend befristet ist. Worauf Sie dabei achten müssen, lesen Sie im nächsten Abschnitt ausführlich.

3. Bürogemeinschaft oder Shared Office

Lässt sich keine abgeschlossene Einheit bilden, kommt eine Bürogemeinschaft infrage. Dabei teilen Sie sich Ihre Fläche mit einem oder mehreren Unternehmen, die einzelne Räume oder Arbeitsplätze nutzen und Küche, Empfang und Besprechungsräume mitbenutzen. Möblierte Arbeitsplätze mit kurzer Laufzeit sind besonders für Freiberufler, Gründer und Projektteams interessant. Der Verwaltungsaufwand ist allerdings höher als bei der Untervermietung einer abgetrennten Fläche. Auch hier ist die Erlaubnis des Vermieters erforderlich.

4. Teilfläche an den Vermieter zurückgeben

Ohne vertragliches Recht ist der Vermieter nicht verpflichtet, eine Teilfläche zurückzunehmen. Er kann aber ein Interesse daran haben, etwa wenn die Fläche gut eigenständig vermietbar ist oder ein anderer Mieter im Haus wachsen möchte. Die Rückgabe wird in einem Nachtrag zum Mietvertrag geregelt. Vermieter verlangen dafür häufig eine Gegenleistung, zum Beispiel eine Ausgleichszahlung, die Übernahme von Umbaukosten oder eine längere Laufzeit für die verbleibende Fläche.

5. Mietaufhebung oder Ersatzmieter

Einen allgemeinen Anspruch darauf, vorzeitig aus einem Gewerbemietvertrag entlassen zu werden, haben Sie nicht, auch nicht, wenn Sie einen Nachmieter präsentieren. Etwas anderes gilt nur, wenn der Vertrag eine Nachmieterklausel enthält. In der Praxis lässt sich ein Mietaufhebungsvertrag aber oft verhandeln, wenn Sie einen solventen Ersatzmieter mitbringen, der die Fläche zu vergleichbaren Konditionen übernimmt. Je gefragter Lage und Gebäude sind, desto besser stehen Ihre Chancen.

6. Umzug in eine kleinere, bessere Fläche

Endet die Laufzeit in den nächsten ein bis zwei Jahren, ist der Umzug oft die konsequenteste Lösung. Sie können die neue Fläche von Anfang an auf Ihre heutige Arbeitsweise zuschneiden und häufig eine höhere Qualität zu ähnlichen Gesamtkosten anmieten. Beginnen Sie mit der Suche rechtzeitig, bei größeren Flächen mindestens zwölf bis achtzehn Monate vor Vertragsende. Welche Lage zu Ihnen passt, klären Sie mit einer Standortanalyse.

Die Optionen im Vergleich

Büro untervermieten: Darauf kommt es an

Die Erlaubnis des Vermieters

Nach § 540 BGB dürfen Sie die Mietfläche nur mit Erlaubnis des Vermieters an Dritte überlassen. Einen Anspruch auf diese Erlaubnis wie im Wohnraummietrecht haben Gewerbemieter nicht. Verweigert der Vermieter die Erlaubnis, können Sie den Mietvertrag allerdings außerordentlich mit der gesetzlichen Frist kündigen, sofern in der Person des Untermieters kein wichtiger Grund für die Ablehnung vorliegt. Bei Gewerbeflächen beträgt diese Frist rund sechs Monate (Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres). Das gilt auch während einer festen Laufzeit.

In der Praxis müssen Sie für dieses Kündigungsrecht in der Regel einen konkreten Untermieter benennen. Viele Gewerbemietverträge enthalten außerdem Klauseln, die das Kündigungsrecht einschränken oder ausschließen. Ob eine solche Klausel wirksam ist, hängt von der Formulierung ab und sollte im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Unabhängig von der rechtlichen Lage gilt: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Vermieter. Er hat in der Regel kein Interesse an sichtbarem Leerstand im Gebäude oder an einem Mieter, der dauerhaft für ungenutzte Fläche zahlt. Ein gut vorbereiteter Untermieter mit passender Nutzung und solider Bonität erhöht die Bereitschaft zur Zustimmung.

Ihre Haftung als Hauptmieter

Durch die Untervermietung ändert sich Ihr Vertrag mit dem Vermieter nicht. Sie schulden weiterhin die volle Miete und haften für Schäden, die Ihr Untermieter verursacht. Fällt der Untermieter mit Zahlungen aus, tragen Sie das Risiko. Prüfen Sie potenzielle Untermieter deshalb sorgfältig und vereinbaren Sie eine angemessene Kaution.

Der Untermietvertrag

Der Untermietvertrag sollte mindestens diese Punkte regeln:

• Mietgegenstand: Genaue Bezeichnung der Räume und der mitbenutzten Gemeinschaftsflächen wie Küche, Empfang oder Besprechungsräume.

• Laufzeit: Der Untermietvertrag darf nicht länger laufen als Ihr Hauptmietvertrag. Endet das Hauptmietverhältnis, kann Ihr Vermieter die Räume direkt vom Untermieter herausverlangen.

• Nutzungszweck: Die Nutzung muss zum Mietzweck des Hauptmietvertrags passen und darf keine Konkurrenzschutzregeln im Gebäude verletzen.

• Miete und Nebenkosten: Vereinbaren Sie, ob die Nebenkosten anteilig abgerechnet oder pauschal in der Untermiete enthalten sind.

• Ausstattung und Leistungen: Möblierung, Internet, Reinigung, Zugangskontrolle und Nutzung der Technik.

• Sicherheit: Kaution oder Bürgschaft, Regelungen zu Schönheitsreparaturen und zum Rückgabezustand.

• Umsatzsteuer: Zahlen Sie Ihre eigene Miete mit Umsatzsteuer, sollten Sie in der Regel auch bei der Untervermietung zur Umsatzsteuer optieren. Andernfalls kann der Vorsteuerabzug für den untervermieteten Teil entfallen. Stimmen Sie diesen Punkt mit Ihrer Steuerberatung ab.

Seit dem 1. Januar 2025 genügt für Gewerbemietverträge die Textform. Halten Sie dennoch alle Vereinbarungen vollständig und nachvollziehbar fest.

Die Fläche untervermietbar machen

Am besten lassen sich abgeschlossene Einheiten mit eigenem Zugang vermarkten. Ist die Fläche offen gestaltet, sind meist bauliche Anpassungen nötig, etwa Trennwände, eine eigene Zugangskontrolle oder eine getrennte Erfassung von Strom und Internet. Bauliche Änderungen brauchen die Zustimmung des Vermieters, und Brandschutz und Fluchtwege müssen auch nach der Teilung den Vorschriften entsprechen.

Den richtigen Preis finden

Untermietflächen werden häufig unter der Hauptmiete angeboten, weil Untermieter eine kürzere oder unsichere Laufzeit und eine weniger starke Rechtsposition in Kauf nehmen. Möblierte, voll ausgestattete Flächen mit Serviceleistungen können dagegen auch über der anteiligen Hauptmiete liegen. Orientieren Sie sich an vergleichbaren Angeboten in Ihrer Lage und rechnen Sie Leerstandszeiten bis zum Einzug ein.

Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mietet 600 m² zu 19,00 €/m² Nettokaltmiete und zahlt 4,50 €/m² Nebenkosten, insgesamt also 14.100 € im Monat. Eine abgetrennte Teilfläche von 150 m² verursacht anteilig 3.525 € im Monat. Wird sie für 20,00 €/m² einschließlich Nebenkosten untervermietet, fließen 3.000 € im Monat zurück. Die Kosten dieser Teilfläche sind damit zu rund 85 Prozent gedeckt, die monatliche Belastung sinkt um gut ein Fünftel. Davon abzuziehen sind die einmaligen Kosten für Abtrennung, Zugangstechnik und Vermarktung.

Der richtige Zeitpunkt

Flächenentscheidungen brauchen Vorlauf. Als Orientierung:

• Laufzeit noch länger als drei Jahre: Auslastung messen, Flächenmix anpassen, Untervermietung oder Teilflächenrückgabe prüfen.

• Laufzeit noch ein bis drei Jahre: Strategie festlegen, Optionsfristen notieren und mit dem Vermieter über eine Neuausrichtung sprechen. Eine Verlängerung lässt sich oft gegen eine Flächenreduktion oder bessere Konditionen verhandeln.

• Laufzeit noch unter einem Jahr: Die Suche nach einer neuen Fläche sollte spätestens jetzt laufen, damit Sie nicht unter Zeitdruck verhandeln.

Flächenreduktion im Hamburger Markt

Der Hamburger Büromarkt unterscheidet sich derzeit deutlich nach Qualität und Lage. Wie wir in unserem Büromarktausblick 2026 beschreiben, werden hochwertige Flächen in guten Lagen knapp, während Objekte in der Peripherie an Nachfrage verlieren. Für Unternehmen, die Fläche abgeben möchten, hat das zwei Folgen. In der Innenstadt, der HafenCity oder an der Alster lassen sich gut geschnittene Teilflächen leichter untervermieten oder an einen Nachfolger übergeben. In weniger gefragten Lagen braucht es mehr Zeit und oft ein attraktiveres Angebot. Gleichzeitig eröffnet die Reduktion die Chance, in eine kleinere, aber bessere Fläche zu wechseln. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Schwächere Nachfrage? Nein, schärferer Markt!

Häufige Fragen zur Untervermietung und Flächenreduktion

Fazit

Ein zu großes Büro kostet jeden Monat Geld, und es gibt mehrere Wege, das zu ändern. Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme der tatsächlichen Nutzung, gefolgt von einem genauen Blick in den Mietvertrag. Danach lässt sich entscheiden, ob eine Neuordnung im Bestand, eine Untervermietung, eine Teilflächenrückgabe oder ein Umzug die richtige Lösung ist. Wichtig ist, nicht nur Quadratmeter zu streichen, sondern die verbleibende Fläche so zu gestalten, dass sie Ihre Arbeitsweise besser unterstützt als zuvor.

Ihr Büro ist zu groß geworden? Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihres Flächenbedarfs, bei der Vermarktung von Teilflächen, in der Verhandlung mit Ihrem Vermieter und bei der Suche nach einer passenden neuen Fläche in Hamburg, gemeinsam mit unserem Netzwerk aus Rechts- und Steuerberatern. Jetzt Beratungstermin vereinbaren oder mehr über unsere Leistungen zur Vermietung von Büroflächen erfahren.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.