Hybrides Arbeiten und Desk-Sharing: Wie viel Fläche pro Mitarbeiter ist heute sinnvoll?

Früher war die Rechnung einfach: Mitarbeitende zählen, mit einem Richtwert pro Arbeitsplatz multiplizieren, Besprechungsräume ergänzen. Seit hybrides Arbeiten in vielen Unternehmen zum Alltag gehört, geht diese Rechnung nicht mehr auf. Nicht jeder braucht jeden Tag einen eigenen Schreibtisch, dafür fehlen oft Räume für Abstimmung und konzentriertes Arbeiten. Dieser Beitrag ergänzt unseren Leitfaden zum Flächenbedarf und zeigt, welche Mindestwerte gelten, welche Richtwerte für hybride Büros realistisch sind und wie Sie mit Desk-Sharing die passende Fläche für Ihr Unternehmen ermitteln.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Arbeitsstättenregel ASR A1.2 schreibt mindestens 8 m² Grundfläche für den ersten und 6 m² für jeden weiteren Arbeitsplatz in einem Raum vor. Das ist eine Untergrenze, keine Planungsgröße.

• In der Praxis rechnet man je nach Bürokonzept mit etwa 12 bis 22 m² Mietfläche pro Arbeitsplatz. Bei hybridem Arbeiten mit Desk-Sharing sinkt die Fläche pro Kopf auf etwa 9 bis 14 m².

• Bei Desk-Sharing steigt die Fläche pro Arbeitsplatz, weil mehr Besprechungs-, Fokus- und Gemeinschaftsflächen benötigt werden. Die Einsparung fällt deshalb oft geringer aus als die verbreiteten 20 bis 40 Prozent.

• Maßgeblich für die Zahl der Arbeitsplätze ist der Tag mit der höchsten Anwesenheit, nicht der Durchschnitt.

• Wer Teamtage über die Woche verteilt, spart oft mehr Fläche als durch das Desk-Sharing allein.

Warum die alte Faustformel nicht mehr reicht

Klassische Richtwerte gehen davon aus, dass jede Person an fünf Tagen pro Woche an ihrem eigenen Schreibtisch arbeitet. Bei hybridem Arbeiten stimmt diese Annahme nicht mehr. Laut ifo Institut arbeitet in Deutschland seit 2022 relativ stabil rund ein Viertel der Beschäftigten zumindest teilweise im Homeoffice, in büronahen Branchen wie Beratung und IT deutlich mehr.

Daraus folgt aber nicht automatisch, dass Unternehmen weniger Fläche brauchen. Hybrides Arbeiten verschiebt die Nutzung des Büros. Konzentrierte Einzelarbeit findet häufiger zu Hause statt, ins Büro kommen Mitarbeitende vor allem für Abstimmung, Projektarbeit und den persönlichen Austausch. Es werden also weniger feste Arbeitsplätze gebraucht, dafür mehr Besprechungsräume unterschiedlicher Größe, Rückzugsorte für Telefonate und Videokonferenzen sowie Flächen für informelle Begegnung. Wer nur Schreibtische streicht, ohne diese Flächen einzuplanen, schafft ein Büro, das an den entscheidenden Tagen nicht funktioniert.

Was die Arbeitsstättenregel ASR A1.2 vorschreibt

Die Arbeitsstättenverordnung und die zugehörige Technische Regel ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ legen fest, was Arbeitgeber mindestens einhalten müssen:

• Grundfläche: mindestens 8 m² für einen Arbeitsplatz in einem Raum, zuzüglich mindestens 6 m² für jeden weiteren Arbeitsplatz.

• Bewegungsfläche: mindestens 1,5 m² freie Bewegungsfläche am Arbeitsplatz, mindestens 1,0 m tief und 1,0 m breit.

• Lichte Raumhöhe: abhängig von der Raumgröße (siehe Tabelle).

Daraus ergeben sich folgende Mindestgrundflächen für einen Raum:

Für die lichte Raumhöhe gelten diese Mindestwerte:

Zwei Punkte werden dabei häufig übersehen. Erstens beziehen sich die Werte auf Arbeitsplätze, nicht auf Mitarbeitende. Desk-Sharing reduziert die Zahl der Arbeitsplätze, aber nicht die Mindestanforderungen an jeden einzelnen Platz. Zweitens beschreiben die Werte nur, wann ein Raum als Arbeitsraum genutzt werden darf. Wer ausschließlich nach diesen Mindestmaßen plant, erhält Räume, die zulässig, aber im Alltag kaum gut nutzbar sind.

Richtwerte für die Praxis: pro Arbeitsplatz und pro Kopf

Für die Anmietung ist nicht die Raumgrundfläche entscheidend, sondern die Mietfläche, die in Exposés und Mietverträgen in der Regel nach den Richtlinien der gif (MF-G) angegeben wird. Sie umfasst neben den Arbeitsräumen auch Flure, Sanitärräume, Teeküchen und anteilige Allgemeinflächen. Die folgenden Werte dienen als Orientierung aus der Marktpraxis:

Die Tabelle zeigt einen Effekt, der in vielen Rechnungen fehlt: Im hybriden Büro liegt die Fläche pro Arbeitsplatz höher als im klassischen Open Space, weil mehr Fläche für Besprechung, Fokusarbeit und Begegnung vorgesehen wird. Erst über die geringere Zahl an Arbeitsplätzen sinkt die Fläche pro Kopf. Achten Sie deshalb bei jedem Richtwert darauf, ob er sich auf Arbeitsplätze oder auf Mitarbeitende bezieht.

Die Desk-Sharing-Quote richtig bestimmen

Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeitendem bereitgestellt werden. Eine Quote von 0,7 bedeutet: 70 Arbeitsplätze für 100 Mitarbeitende. In der Praxis sind Werte zwischen 0,6 und 0,8 verbreitet. Einen allgemeingültigen Richtwert gibt es aber nicht, darauf weist auch das Fraunhofer-Institut für Bauphysik hin. Die passende Quote ergibt sich aus der tatsächlichen Anwesenheit in Ihrem Unternehmen.

Häufig wird die Fläche nach dem Homeoffice-Anteil gekürzt: ein Homeoffice-Tag pro Woche gleich 20 Prozent weniger Arbeitsplätze, zwei Tage gleich 40 Prozent. Diese Rechnung unterstellt, dass sich die Anwesenheit gleichmäßig über die Woche verteilt. In den meisten Unternehmen ballt sie sich aber an zwei oder drei Tagen, meist von Dienstag bis Donnerstag. Wer nach dem Durchschnitt plant, hat an diesen Tagen zu wenig Plätze. Und wer mehrmals keinen Platz gefunden hat, kommt seltener ins Büro.

So gehen Sie vor:

1. Anwesenheit messen: Erfassen Sie über mindestens vier zusammenhängende Wochen tagesgenau, wie viele Personen im Büro sind, etwa über Zutrittsdaten, ein Buchungssystem oder eine einfache Zählung am Empfang.

2. Spitzentag bestimmen: Maßgeblich ist der Tag mit der höchsten Anwesenheit, nicht der Durchschnitt.

3. Puffer einrechnen: Schlagen Sie auf den Spitzenwert etwa 10 Prozent auf, damit an starken Tagen nicht jeder letzte Platz belegt ist.

4. Feste Plätze abziehen: Rollen mit besonderer Ausstattung oder hohem Vertraulichkeitsbedarf, etwa Empfang, Personalabteilung oder Buchhaltung, behalten oft einen festen Arbeitsplatz.

Beispiel: Ein Unternehmen hat 100 Mitarbeitende. Im Durchschnitt sind 55 Personen anwesend, am stärksten Tag 78. Plus 10 Prozent Puffer ergeben sich rund 86 Arbeitsplätze, also eine Quote von 0,86. Die Rechnung nach dem Durchschnitt hätte 55 Plätze ergeben, an Spitzentagen hätten über 20 Personen keinen Platz gefunden.

Neue Flächenarten im hybriden Büro

Ein hybrides Büro besteht nicht nur aus Arbeitsplätzen. Für eine realistische Planung teilen Sie die Fläche in mehrere Bereiche auf:

Wie die Fläche zwischen diesen Bereichen verteilt wird, hängt davon ab, wofür Ihr Büro genutzt wird. Ein Unternehmen mit vielen vertraulichen Gesprächen braucht mehr geschlossene Räume als ein Team, das vor allem in Projekten arbeitet. Wenn Mitarbeitende in Befragungen angeben, sich im Büro schlecht konzentrieren zu können, sollten Sie den Anteil der Fokusflächen erhöhen, auch wenn das dem Bild vom offenen, kommunikativen Büro widerspricht.

Rechenbeispiel: Wie viel Fläche brauchen 60 Mitarbeitende?

Ein Beratungsunternehmen mit 60 Mitarbeitenden arbeitet hybrid. Die Messung über vier Wochen ergibt durchschnittlich 34 Anwesende, am stärksten Tag sind es 46. Wir vergleichen drei Varianten. Für jeden Arbeitsplatz in der offenen Fläche sind 8 m² einschließlich Möblierung und anteiliger Wege angesetzt, für Verkehrsflächen, Sanitärräume und Allgemeinflächen ein Aufschlag von 25 Prozent.

Das Ergebnis überrascht viele: Die hybride Variante mit 51 Plätzen (Spitzentag 46 plus 10 Prozent Puffer) braucht kaum weniger Fläche als das klassische Büro, weil die eingesparten Schreibtische für Besprechungs- und Fokusräume genutzt werden. Dafür funktioniert sie für die heutige Arbeitsweise deutlich besser. Echte Einsparungen entstehen erst, wenn das Unternehmen die Teamtage über die Woche verteilt und der Spitzentag auf 38 Personen sinkt. Dann reichen 42 Arbeitsplätze, und die Mietfläche sinkt um rund 95 m² oder 11 Prozent. Bei einer Nettokaltmiete von 20 €/m² entspricht das rund 1.900 € im Monat, zuzüglich der eingesparten Nebenkosten.

In fünf Schritten zum Flächenbedarf im hybriden Büro

1. Ziel des Büros klären: Wofür soll das Büro künftig genutzt werden: Zusammenarbeit, Kundentermine, Onboarding, konzentrierte Arbeit? Wie sieht Ihre Regelung zur Anwesenheit aus?

2. Anwesenheit messen: Vier Wochen tagesgenau erfassen, Durchschnitt und Spitzentag bestimmen. Prüfen Sie, ob sich Teamtage verschiedener Abteilungen am selben Tag überschneiden.

3. Tätigkeiten erheben: Fragen Sie nicht nach Wünschen, sondern danach, was Mitarbeitende im Büro tatsächlich tun und was sie dabei stört. Werten Sie nach Abteilungen getrennt aus, denn Vertrieb, Entwicklung und Verwaltung haben selten dasselbe Profil.

4. Flächenarten aufteilen: Arbeitsplätze, Fokus-, Kollaborations- und Gemeinschaftsflächen sowie Infrastruktur getrennt berechnen und einen Aufschlag für Verkehrs- und Allgemeinflächen ergänzen.

5. Gegen Szenarien prüfen: Rechnen Sie mit 20 Prozent mehr und 20 Prozent weniger Mitarbeitenden. Funktioniert die Fläche in beiden Fällen nicht, ist sie zu knapp auf den heutigen Stand zugeschnitten.

Die Grundlagen der Flächenberechnung für Büro-, Gewerbe- und Praxisflächen finden Sie in unserem Leitfaden Flächenbedarf berechnen: So ermitteln Sie den Bedarf für Büro-, Gewerbe- und Praxisflächen.

Desk-Sharing erfolgreich einführen

Ob Desk-Sharing funktioniert, entscheidet sich weniger an der Quote als an der Umsetzung. Diese Punkte haben sich bewährt:

• Buchungssystem: Arbeitsplätze und Besprechungsräume sollten sich einfach per App oder Kalender buchen lassen. Die Buchungsdaten zeigen zugleich, wie die Fläche tatsächlich genutzt wird.

• Einheitliche Ausstattung: Jeder Platz braucht dieselbe Grundausstattung, etwa Monitor, Dockingstation und einen höhenverstellbaren Tisch. Wer jeden Tag an einem anderen Platz sitzt, muss ihn schnell einrichten können.

• Schließfächer und Clean-Desk-Regel: Persönliche Dinge gehören in ein Schließfach, der Platz wird am Ende des Tages geräumt.

• Teamzonen: Feste Bereiche für einzelne Teams, in denen die Plätze geteilt werden, erhalten die Nähe zu Kolleginnen und Kollegen und erhöhen die Akzeptanz.

• Betriebsrat und Datenschutz: Die Einführung von Buchungssystemen und die Messung der Anwesenheit unterliegen in Unternehmen mit Betriebsrat in der Regel der Mitbestimmung. Erheben Sie Nutzungsdaten möglichst anonymisiert.

• Pilotphase: Starten Sie mit einzelnen Teams, sammeln Sie Rückmeldungen und passen Sie Quote und Flächenmix an, bevor Sie das Modell auf das ganze Unternehmen übertragen.

Was das für die Anmietung einer neuen Fläche bedeutet

Wenn Sie eine neue Bürofläche suchen, sollten die Ergebnisse Ihrer Bedarfsplanung direkt in die Suche einfließen:

• Flächeneffizienz prüfen: Zwei Flächen mit gleicher Mietfläche können sehr unterschiedlich viel nutzbaren Raum bieten. Entscheidend sind Grundriss, Gebäudetiefe, Stützenraster und der Anteil an Allgemeinflächen. Lassen Sie sich für Ihre engere Auswahl eine Testbelegung erstellen.

• Raumvielfalt ermöglichen: Ein hybrides Büro braucht eine Mischung aus offenen Bereichen und kleineren geschlossenen Räumen. Flächen, in denen sich Trennwände flexibel setzen lassen, sind hier im Vorteil.

• Flexibilität im Mietvertrag sichern: Da sich Anwesenheitsmuster weiter verändern können, lohnen sich Optionen auf Erweiterungsflächen, ein Recht zur Rückgabe von Teilflächen oder eine Erlaubnis zur Untervermietung. Wie Sie solche Regelungen verhandeln, erfahren Sie auf unserer Seite zur Mietvertragsverhandlung.

• Qualität vor Größe: Wenn Mitarbeitende seltener, aber gezielter ins Büro kommen, gewinnen Lage, Erreichbarkeit und Gebäudequalität an Bedeutung. Wie wir in unserem Büromarktausblick 2026 beschreiben, werden genau diese Flächen in Hamburg knapper. Eine kleinere Fläche in besserer Lage kann deshalb die wirtschaftlichere Lösung sein. Welcher Standort zu Ihnen passt, klärt eine Standortanalyse.

Häufige Fragen zur Bürofläche pro Mitarbeiter

Fazit

Die Frage nach der Fläche pro Mitarbeiter lässt sich bei hybridem Arbeiten nicht mehr mit einem einzigen Richtwert beantworten. Die gesetzlichen Mindestwerte bleiben die Untergrenze, Marktrichtwerte geben eine erste Orientierung. Den tatsächlichen Bedarf ermitteln Sie aber nur, wenn Sie die Anwesenheit Ihres Teams messen, mit dem Spitzentag planen und neben Arbeitsplätzen auch Besprechungs-, Fokus- und Gemeinschaftsflächen einrechnen. Desk-Sharing schafft vor allem Raum für eine bessere Nutzung. Echte Flächeneinsparungen entstehen, wenn sich die Anwesenheit gleichmäßiger über die Woche verteilt.

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